平阳县慈善总会档案、印章管理制度

第一章  总  则

第一条  为加强社会组织档案、印章的规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》等相关规定，制定本办法。

第二条  总会办公室负责档案和印章的整理、保管工作。

第二章  档案管理

第三条  慈善总会档案是指各科室在工作中直接形成的具有保存价值的，以文字、图表、照片、光盘等为载体的历史记录。

第四条   管理与分类

（一）  规格标准：总会文件、报告、有关资料都以A4纸为标准，其他档案根据实际规格存档。归档时检查档案是否完整。文档如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补、裁切折叠，使其整齐划一。

（二）  档案名称及编号

1、 档案按内容进行分类，分级分类应赋予名称。

2、 档案分类分级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类分级名称及其代表数字编号，并编有文件目录、页码，用一定顺序依次排列，以便查阅。

第五条  归档

（一）  归档档案资料一律为原件，各科室可留存复印件。同样按年份整理编号装订。

（二）   档案必须先办存档，后办借阅、领用、使用登记手续。

第六条  调阅及其他

（一）、理事会成员有权调阅各类档案，其他人员有权调阅权限范围内的档案，超出范围需秘书长或会长同意后方可查阅。

（二）、慈善总会以外人员调阅档案须经秘书长或会长同意后方可查阅。

（三）、对重要档案，一律不外借，如确因工作需要查阅者，须经领导批准方可，但不得复印。

第三章 印章的管理和使用

第七条  总会的印鉴由办公室负责保管和监印。印章管理人员要有高度的工作责任心，认真管好印章。所有印章的使用，必须严格执行总会的印章使用规定，如违规使用出现问题，单位将依法追究其法律责任。

第八条  空白资料、介绍信和信纸等，一律不得加盖印鉴。凡本会同志以总会名义出具介绍信到外省、市的，要经会长批准，并在介绍信存根上签字。
第九条  使用印章时做到“骑年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。

第十条   印章保管人长时间外出时，应报告副会长或秘书长，经指定代理人后，移交有关人员代管。
第十一条  凡以慈善总会名义发文，按文件审批制度，经有关领导签发后方可鉴印。

第十二条  经批准停止使用的公章由总会办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。

第四章   附则

第十三条  本办法本办法由平阳县慈善总会负责解释，自发布之日起实施。